Microsoft Word ofrece una manera fácil de agregar diferentes estilos de números de página a su documento. Si tiene un documento sencillo, funciona lo suficientemente bien. Pero si has trabajado con Word durante un tiempo y lo usas para crear documentos más complejos, sabes que la numeración de páginas puede ser un poco confusa. Así que echemos un vistazo más de cerca.
Cómo insertar números de página
Para añadir números de página a su documento Word, pase a la pestaña “Insertar” de la cinta y haga clic en el botón “Número de página” de la sección “Encabezado y pie de página”.
Un menú desplegable muestra varias opciones diferentes de dónde desea que aparezcan los números de página: en la parte superior de la página, en la parte inferior de la página, etc. El último par de opciones le permiten formatear los números de página con mayor precisión (algo que veremos más adelante en este artículo) o eliminar los números de página de su documento.
Pase el ratón por encima de una de las cuatro primeras opciones y aparecerá una galería de números de página. Cada opción en la galería le da una idea general de cómo se verán los números de página en su página.
Una vez que encuentre una opción que le guste, haga clic en ella para que Word numere automáticamente todas las páginas de su documento con ese estilo. En este ejemplo, hemos seleccionado el estilo “Barra de acento” en el formato “Página X”.
Si ha insertado números de página en la parte superior o inferior de la página, el área de encabezado o pie de página de su documento se abre automáticamente, y puede hacer cualquier adición que desee alrededor de sus nuevos números de página. Cuando esté listo para volver al documento, pulse el botón “Cerrar encabezado y pie de página” de la cinta o haga doble clic en cualquier parte del documento fuera del área de encabezado o pie de página.
Esa es la versión simple de agregar números de página, y funciona lo suficientemente bien si tiene un documento simple: uno en el que desea que todas las páginas estén numeradas y que las numere utilizando la misma convención.
Para algunos documentos, sin embargo, usted querrá ser un poco más elegante. Por ejemplo, ¿qué sucede si no desea que el número de página aparezca en la primera página del documento (o en la primera página de cada sección)? ¿O qué pasa si quieres que la ubicación del número de página sea diferente en las páginas pares e impares, tal y como es en un libro? ¿O qué pasa si tiene diferentes secciones que desea numerar de manera diferente, como una introducción o tabla de contenidos en la que desea números romanos en lugar de los números arábigos que se utilizan en el resto del documento?
Bueno, Word tiene una forma de hacer todo eso.
Cómo hacer que la numeración de páginas no aparezca en la primera página de un documento o sección
Cuando su primera página es una página de título, es posible que desee utilizar un pie de página o encabezado diferente al que utiliza en el resto del documento y que no desee que el número de página aparezca en esa página. Al abrir la sección de encabezado o pie de página haciendo doble clic en algún lugar de esas áreas, Word abre una nueva pestaña “Diseño” en la cinta en una sección llamada “Herramientas de encabezado y pie de página”.
En esa pestaña, encontrará la opción “Different First Page” (Diferente primera página).
Lo más importante que hay que saber es que esta opción se aplica a la sección del documento en la que se encuentra el punto de inserción. Si sólo tiene una sección en el documento, al seleccionar la opción “Diferente primera página”, la cabecera y el pie de página actuales desaparecen de la primera página del documento. A continuación, puede escribir información diferente para su encabezado o pie de página en la primera página si lo desea.
Si tiene varias secciones en el documento, puede cambiar la cabecera y el pie de página de la primera página de cada sección. Supongamos que está escribiendo un libro con diferentes capítulos y que cada capítulo está configurado en su propia sección. Si no desea que el encabezado y pie de página regulares (y los números de página) aparezcan en la primera página de cada sección, puede colocar su punto de inserción en algún lugar de esa sección y, a continuación, activar la opción “Different First Page” (Diferente primera página).
Cómo numerar páginas pares e impares de forma diferente
También puede configurar la numeración de páginas para que la posición de los números de página sea diferente en las páginas pares e impares. Encontrará que la mayoría de los libros adoptan este enfoque para que el número de páginas aparezca hacia el lado izquierdo en las páginas pares a la izquierda y hacia el lado derecho en las páginas impares a la derecha. Esto evita que la encuadernación del libro oscurezca los números de página y facilita su visualización al hojear las páginas.
Word también tiene una opción para eso. En la misma pestaña “Diseño” de la sección “Herramientas de encabezado y pie de página” de la cinta, haga clic en la opción “Diferentes páginas pares e impares”.
Word formatea automáticamente los números de página para que aparezcan de la forma en que lo harían en un libro, y usted puede hacer los ajustes manuales que desee.
Cómo agregar diferentes números y formatos a diferentes secciones
La mayoría de los documentos utilizan números arábigos (1, 2, 3, etc.) en el cuerpo principal del documento y algunos utilizan números romanos (i, ii, iii, etc.) para diferentes secciones como el índice, la introducción y el glosario. También puede configurar su documento de esta manera en Word.
Lo primero que tendrá que hacer es crear diferentes secciones en el documento para estas diferentes partes del documento. Así que, por ejemplo, si desea que el índice y la introducción estén numerados de forma diferente al cuerpo principal del documento, tendrá que crear una sección diferente en la parte delantera para contener esas partes.
Para ello, coloque su punto de inserción al principio de su documento (si aún no ha creado ese contenido preliminar) o colóquelo justo antes de la primera página de su contenido principal (si ya ha creado el contenido preliminar).
Cambie a la pestaña “Layout” de la cinta de opciones y haga clic en el botón “Breaks”.
En el menú desplegable, haga clic en la opción “Página siguiente”. Como dice la descripción, esto crea un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.
Ahora que ha creado la sección separada, puede cambiar el formato de los números de página allí. Lo primero que querrá hacer es romper el vínculo entre su nueva sección preliminar y la siguiente sección donde comienza el cuerpo principal de su documento. Para ello, abra el área de encabezado o pie de página (dondequiera que tenga los números de página) en la sección principal del documento. En la pestaña “Diseño” de la sección “Herramientas de encabezado y pie de página” de la cinta, haga clic en la opción “Vínculo con el anterior” para romper el vínculo con el encabezado y pie de página de la sección anterior.
Ahora que ha roto el enlace, puede arreglar la numeración de la página de la manera que desee. Esto toma unos cuantos pasos.
Comience abriendo el área de encabezado y pie de página de cualquier página de esa sección preliminar. Verá que la numeración de las páginas persiste desde antes de crear el nuevo salto de sección.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el número de página y seleccione el comando “Formatear números de página” en el menú contextual.
En la ventana Formato de número de página, seleccione en el menú desplegable “Formato de número” el tipo de números que desea utilizar para la sección. Aquí, hemos elegido números romanos estándar en minúsculas. Haga clic en “Aceptar” cuando haya terminado.
Y puedes ver que nuestra numeración de páginas en esa sección ha cambiado a números romanos.
Sin embargo, hay un paso más que tendrás que dar. Desplácese hacia abajo hasta la primera página de la siguiente sección (la que contiene el cuerpo principal del documento). Verá que la numeración de las páginas probablemente no comienza en la primera página. Esto se debe a que mantuvo la misma numeración que tenía antes de crear esa sección adicional.
Es una solución fácil, sin embargo. Haga clic con el botón derecho del ratón en el número de página y seleccione el comando “Formatear números de página” en el menú contextual.
En la ventana Formato de número de página, seleccione la opción “Comenzar por” y, a continuación, ajuste la casilla de la derecha a “1” para iniciar la sección de la página uno.
Eso es todo lo que hay que hacer. Ahora debería tener dos secciones con números y formatos diferentes.
Control de números de página mediante campos
Word numera todas sus páginas, pero esos números permanecen ocultos a menos que le diga a Word que los muestre. Al insertar un código de campo en cualquier parte de la página, puede decirle a Word que revele el número de página. Esta opción le da un control preciso sobre los números de página. También le permite poner números en cualquier lugar que necesite y no sólo en los encabezados, pies de página y márgenes. Por ejemplo, puede ponerlos en un cuadro de texto si lo desea.
Coloque el punto de inserción donde desea insertar los números de página y, a continuación, pulse Ctrl+F9 para insertar un par de corchetes de campo, que tienen el siguiente aspecto: { }. A continuación, escriba “PAGE” dentro de los corchetes de la siguiente manera:
También puede usar algunos interruptores junto con el comando PAGE que le da cierto control sobre el estilo en el que aparecen sus números. Utilice uno de los siguientes códigos para darle a sus números el aspecto que necesita.
{ PAGE \* Arabic }
{ PAGE \* alphabetic }
{ PAGE \* ALPHABETIC }
{ PAGE \* roman }
{ PAGE \* ROMAN }
Para terminar, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar entre paréntesis y elija el comando “Update Field” del menú contextual.
He aquí un ejemplo de un número de página que hemos insertado en un cuadro de texto en la parte inferior derecha de nuestra página.
Fijación de números de página rotos
Si sus números de página están rotos en un documento -quizás aparezcan de forma no secuencial o se reinicien de forma aleatoria-, casi siempre se debe a problemas con las secciones.
Para Word, un documento no es realmente una cosa cuando se trata de formatear. La palabra divide las cosas en secciones, párrafos y caracteres, y eso es todo.
Para corregir la numeración de páginas rotas, comience por identificar las secciones de su documento. La forma más sencilla de hacerlo es pasar al menú “Ver” de la cinta y, a continuación, hacer clic en el botón “Borrador” para entrar en la vista Borrador.
En la vista Borrador, Word le muestra exactamente dónde se producen los saltos de sección y qué tipo de saltos son.
Cuando haya identificado la ubicación de los saltos de sección, vuelva a la vista Diseño de impresión (para que pueda ver más fácilmente los encabezados y pies de página). Aquí es donde tendrás que empezar a hacer algo de trabajo de detective.
Asegúrese de que las secciones en las que desea una numeración continua de páginas tengan sus encabezados y pies de página enlazados y que las secciones en las que no desea una numeración continua tengan ese enlace roto. También puede utilizar los métodos que hemos tratado en este artículo para asegurarse de que la numeración de las páginas de las secciones comience en el número correcto.